Es ist vollbracht: Erfolgreicher Wechsel auf Wilken P/5W

„Ja, es war sehr anstrengend für unser Team. Anfang des letzten Jahres haben wir mit den Vorbereitungen zu den Umstellungen auf Wilken P/5W begonnen und seit Mitte letzten Jahres verbrachten wir die Wochenenden mit Migrationsarbeiten. Aber der Einsatz hat sich absolut gelohnt, da wir sehen, wie viel sich durch die Umstellung für die einzelnen Krankenkassen zum Positiven bewegt hat“, so Andy Schmidt, Fachbereichsleiter Finanzen, über den Rollout von Wilken P/5W. „Bis Mitte Dezember letzten Jahres haben wir alle Produktivsysteme des BITMARCK ERP Basisprodukt „Finanzen“ unserer Kunden erfolgreich auf die neue Software migriert. Und dabei beschränkten wir uns nicht auf den reinen Basis-Rollout. Uns ist es wichtig, dass die Anwender die Möglichkeit erhalten, direkt von den Mehrwerten zu profitieren, die mit dem Einsatz der neuen Module einhergehen.“

Mehr Effizienz durch digitales Rechnungsmanagement

Durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs mit ERM_analog stehen der Sachbearbeitung nun alle Eingangsrechnungen direkt im System zur Verfügung. Das aufwändige Abtippen von Daten entfällt. Die Datenqualität steigt, da Eingabefehler keinen Einfluss mehr haben. Zudem wird der Prozess deutlich beschleunigt. Dies wird durch den digitalen Genehmigungsworkflow weiter unterstützt. Dieser ist GOBD-zertifiziert (GOBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Freigaben können nun nachvollziehbar und rechtskonform schneller erfolgen als zuvor.

Höheres Maß an Datensicherheit und Datenschutz

Auch das neue Rollen- und Berechtigungssystem, dessen Vorgängerversion bereits seit Jahren durch Prüfer des Bundesamtes für Soziale Sicherung (BAS) bemängelt wurde, setzt das ITSC direkt im Rahmen des Rollout-Projekts mit um. Daraus ergeben sich für Krankenkassen folgende Vorteile:

-           Konzeptionelle Sicherheit im Rahmen des kassenindividuellen Berechtigungskonzeptes

-           Höhere Standardisierung

-           Vollständige Klarheit und Nachvollziehbarkeit

Neues Reporting

Durch den Einsatz von Jasper Reports - anstelle des bereits in die Jahre gekommenen Report-Builders - können Krankenkassen ab sofort wirtschaftlicher arbeiten. Denn im Gegensatz zur bisher genutzten Softwarekomponente laufen Jasper-Reports und die GOBD-Auswertungen auf der Hardware des Wilken Applikation-Servers und verursachen somit keine zusätzlichen IT-Kosten.

Persönliche Begleitung durch Finanzexperten des ITSC

Im zweiten Halbjahr 2022 stand jedes Wochenende mindestens ein neuer Go-Live auf dem Programm. Eine hohe Taktung, die hohen Einsatz erforderte, jedoch gleichzeitig dafür sorgte, dass alle ITSC-Kunden ihre Wilken-Projekte noch im Jahr 2022 abschließen konnten. Dabei erfolgte im ersten Schritt die technische Migration, dann die fachliche Konfiguration und am Sonntag die Qualitätssicherung durch Krankenkasse und ITSC, bevor „der Schalter umgelegt wurde“. Im Anschluss stand jeweils ein Mitarbeitender aus dem ITSC-Team Finanzmanagement vor Ort bei der Kasse zur Verfügung, um den Dialogbetrieb in den ersten ein bis zwei Tagen zu begleiten, mögliche Probleme direkt zu lösen und als fachlicher Ansprechpartner für Einstiegsfragen zur Verfügung zu stehen, bis alles reibungslos funktionierte.